معرفی اداره دبیرخانه دانشگاه شهید مدنی آذربایجان
 
دبیرخانه مرکزی با چهار سامانه اصلی در ارتباط است: نخست، سامانه ERP وزارت علوم که تمامی دانشگاه‌های دولتی و مؤسسات آموزشی و پژوهشی را پوشش می‌دهد. دوم، شبکه دولت تحت عنوان سامانه سیماد که مربوط به استانداری بوده و تمامی ادارات، دانشگاه‌های آزاد، دانشگاه پیام نور و شرکت‌ها را در بر می‌گیرد. سوم، سامانه اتوماسیون اداری داخلی دانشگاه که کلیه مکاتبات داخلی و خارج از دانشگاه از طریق آن انجام می‌شود. چهارم، سامانه پست که مرتبط با ارسال نامه‌ها، کتاب‌ها و دانشنامه‌های فیزیکی می‌باشد.

 
رویکرد های و اهداف کلان دبیرخانه
 

• دریافت و ارسال کلیه نامه های مربوط به سامانه وزارت علوم
 

• دریافت و ارسال کلیه نامه های مربوط به شبکه دولت
 

• جمع آوری نامه های پستی از حوزه های مختلف و تحویل به اداره پست و اخذ بارکد های پستی و ارائه آن به صاحبان نامه ها
 

• تفکیک و پخش نامه های دریافتی از اداره پست
 

• ثبت نامه های دریافتی از سامانه های مختلف و نامه‌های مراجعین حضوری به دبیرخانه در اتوماسیون اداری و بایگانی نامه ها پس از شماره زدن به آنها
 

• دریافت نامه های صادره از دانشگاه از اتوماسیون جهت ارسال با سامانه ها و یا از طریق پست
 

• جابجایی کلیه نامه ها و دانشنامه ها و صورتجلسات و غیره فیزیکی در داخل دانشگاه توسط نامه رسان دبیرخانه
 

• تحویل پاکت های مربوط به مناقصات و مزایده ها از پیمانکاران مختلف و ارائه به دفتر معاونت اداری و مالی در زمان تشکیل جلسه
 

• عودت مدارک و اسناد مزایده ها و مناقصات به پیمانکاران شرکت کننده
 

• بارگذاری آگهی مزایده ها و مناقصات در سامانه وزارت ارشاد اسلامی و پیگیری چاپ در روزنامه های استانی
 

• ثبت قراردادهای متعلق به مربیان دوره های آموزشی و پیمانکاران طرف قرارداد و ارسال نسخ آن به حوزه های مرتبط
 

• پاسخگویی به تماسهای تلفنی ارباب رجوع که پیگیر نتیجه نامه ها و کارهای خودشان هستند.
 

• بایگانی نمودن یک نسخه از قراردادها و نامه های وارده به دانشگاه و ارسال شده به خارج از دانشگاه در بایگانی دبیرخانه




اداره دبیرخانه دانشگاه
داخلی: 2015
04131452015
 

جناب آقای کربلایی
رئیس اداره دبیرخانه